Accent App Logo
MyAccent app

Het mobile uitzendkantoor
Download de app nu

VACATURE
Office Assistant advocatenkantoor
Gent
4790c2ec-0cd8-4c4a-81b4-f4439fb73316

Statuut: Bediende
Bediende
Functioneel domein: Administratie
Administratie
Management assistant
Update: 30/9/2021
Provincie: Oost-Vlaanderen
Oost-Vlaanderen
nl
FULL_TIME
Contract type: Kans op vast
Salaris: 2200.00 - 2600.00 / maand
Referentie: 295842
De vacature van Office Assistant regio Gent bestaat uit 3 luiken:

1. Administratief-juridische ondersteuning van de advocaten:
  • In de eerste plaats zal de zoetgevooisde stem van onze advocaten dagelijks je oren strelen. Hun dictaten tover jij om in foutloos uitgetikte documenten.
  • Jij bent een sleutelpersoon bij de geboorte van een nieuw dossier. Als er een nieuwe zaak binnenkomt, dan start jij het dossier op in ons softwarepakket, zodat onze advocaten direct aan het werk kunnen. Op het einde van de zaak, maak je een factuur op.
  • Jouw glimlach is het eerste contact met onze cliënten (en leveranciers). Het is jouw wapen om hen gerust te stellen en welkom te laten voelen in ons kantoor. Die glimlach schemert ook door bij het behandelen van alle inkomende telefoons of vragen via WhatsApp (ja, echt)
  • Het respecteren van de juiste termijnen en deadlines is van levensbelang in veel dossiers. Jij organiseert onze agenda en bewaakt hem met je leven.
  • Ons kantoor is paperless, maar dat vergt een inspanning. Jij mikt elk binnenkomend document feilloos in de juiste (digitale) map.

    2. Het kantoor draaiende houden:
  • Zakelijke communicatie en administratieve ondersteuning van onze advocaten
    • Onthaal & begeleiding nieuwe medewerkers.
  • Je begeleidt eveneens de diverse HR-activiteiten gaande van het inplannen van kandidaten, over onthaalbeleid tot opvolging van functioneringsgesprekken.
  • Samen met je collega met wie je in tandem werkt ben jij onze eerste hulp bij computerfrustratie. Iedereen kan hier goed met een computer werken, maar in het heetst van de strijd hebben we soms een frisse blik nodig die ons er aan herinnert dat Caps-Lock nog aanstaat en we daarom niet ingelogd geraken.
  • Je draagt bij aan een goede interne communicatie, en ondersteunt de praktische en administratieve organisatie van interne en externe events.

    3. Meedenken
  • Ons kantoor groeit elk jaar en jij zorgt ervoor dat onze administratieve processen meegroeien.
  • We verwachten ook dat jezelf met ideeën komt om je eigen werk makkelijker te maken. Ideaal toch?

    Dat is een hele boterham, maar wees gerust, je hoeft niet alles tegelijk en vanaf dag één te doen. Eens je in dienst bent, bepaalt de klant samen met jou een planning en geven we je haalbare prioriteiten.

    Je werkt samen met 3 andere dames en de bedoeling is dat jullie samen het secretariaat runnen. 2 dames zitten in Gent en 1 in Halle. Met jullie 4 runnen jullie beide kantoren en qua telefonie is dit overkoepelend. Jullie zijn ook telkens de back up van elkaar.
  • Functieomschrijving

    De vacature van Office Assistant regio Gent bestaat uit 3 luiken:

    1. Administratief-juridische ondersteuning van de advocaten:
  • In de eerste plaats zal de zoetgevooisde stem van onze advocaten dagelijks je oren strelen. Hun dictaten tover jij om in foutloos uitgetikte documenten.
  • Jij bent een sleutelpersoon bij de geboorte van een nieuw dossier. Als er een nieuwe zaak binnenkomt, dan start jij het dossier op in ons softwarepakket, zodat onze advocaten direct aan het werk kunnen. Op het einde van de zaak, maak je een factuur op.
  • Jouw glimlach is het eerste contact met onze cliënten (en leveranciers). Het is jouw wapen om hen gerust te stellen en welkom te laten voelen in ons kantoor. Die glimlach schemert ook door bij het behandelen van alle inkomende telefoons of vragen via WhatsApp (ja, echt)
  • Het respecteren van de juiste termijnen en deadlines is van levensbelang in veel dossiers. Jij organiseert onze agenda en bewaakt hem met je leven.
  • Ons kantoor is paperless, maar dat vergt een inspanning. Jij mikt elk binnenkomend document feilloos in de juiste (digitale) map.

    2. Het kantoor draaiende houden:
  • Zakelijke communicatie en administratieve ondersteuning van onze advocaten
    • Onthaal & begeleiding nieuwe medewerkers.
  • Je begeleidt eveneens de diverse HR-activiteiten gaande van het inplannen van kandidaten, over onthaalbeleid tot opvolging van functioneringsgesprekken.
  • Samen met je collega met wie je in tandem werkt ben jij onze eerste hulp bij computerfrustratie. Iedereen kan hier goed met een computer werken, maar in het heetst van de strijd hebben we soms een frisse blik nodig die ons er aan herinnert dat Caps-Lock nog aanstaat en we daarom niet ingelogd geraken.
  • Je draagt bij aan een goede interne communicatie, en ondersteunt de praktische en administratieve organisatie van interne en externe events.

    3. Meedenken
  • Ons kantoor groeit elk jaar en jij zorgt ervoor dat onze administratieve processen meegroeien.
  • We verwachten ook dat jezelf met ideeën komt om je eigen werk makkelijker te maken. Ideaal toch?

    Dat is een hele boterham, maar wees gerust, je hoeft niet alles tegelijk en vanaf dag één te doen. Eens je in dienst bent, bepaalt de klant samen met jou een planning en geven we je haalbare prioriteiten.

    Je werkt samen met 3 andere dames en de bedoeling is dat jullie samen het secretariaat runnen. 2 dames zitten in Gent en 1 in Halle. Met jullie 4 runnen jullie beide kantoren en qua telefonie is dit overkoepelend. Jullie zijn ook telkens de back up van elkaar.
  • Onze klant is een modern advocatenkantoor gesitueerd regio Gent.

    Je komt terecht in een dynamisch team van 25 personen. Er heerst een moderne en vlakke structuur én communicatie.

    Er wordt veel geïnvesteerd in work-life balance maar ook in sfeer op de werkvloer, vandaar de vrijdagse drink of de vele events om de dynamiek er in te houden.

    Onze klant is zeer goed bereikbaar met de wagen en met openbaar vervoer. Parking is even verderop (op wandelafstand) en kost slechts 3 euro per dag.

    Bedrijfsinformatie

    Onze klant is een modern advocatenkantoor gesitueerd regio Gent.

    Je komt terecht in een dynamisch team van 25 personen. Er heerst een moderne en vlakke structuur én communicatie.

    Er wordt veel geïnvesteerd in work-life balance maar ook in sfeer op de werkvloer, vandaar de vrijdagse drink of de vele events om de dynamiek er in te houden.

    Onze klant is zeer goed bereikbaar met de wagen en met openbaar vervoer. Parking is even verderop (op wandelafstand) en kost slechts 3 euro per dag.
    Voor de vacature van Office Assistant regio Gent zoeken we dit profiel:

  • Je hebt een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • We zoeken iemand die dit al eens heeft gedaan en die zich klaar voelt om deze job met verantwoordelijkheid in te vullen. Iemand die zelfstandig kan werken.
  • Je bent discreet. In kantoor zal je 's ochtends dictaten moeten uittikken waar je rode oortjes van krijgt, 's middags de CEO van een Bel20-bedrijf een koffie brengen en in de namiddag een dossier moeten klasseren waarin discrete informatie staat. Je geheimen blijven op het werk. Overdag handhaaf je de orde op kantoor op een spectaculaire wijze.
  • Je hebt een zeer goede kennis van Nederlands alsook van Engels. Kennis van Frans is een meerwaarde daar we ook Franstalige cliënten hebben.
  • Je kan goed overweg met het Office pakket. Ervaring met D-lex? Dan heb je nog een pluspunt gescoord.
  • Je bent een doener en een bezige bij. Je ziet werk en je wil graag dat het vooruitgaat.
  • Je kan relativeren. In sommige dossiers kunnen de emoties hoog oplopen en de spanning is te snijden als we de overname van een bedrijf begeleiden. Op zo'n momenten weet jij diplomatisch te zijn en laat je je niet meeslepen.
  • Jouw profiel

    Voor de vacature van Office Assistant regio Gent zoeken we dit profiel:

  • Je hebt een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • We zoeken iemand die dit al eens heeft gedaan en die zich klaar voelt om deze job met verantwoordelijkheid in te vullen. Iemand die zelfstandig kan werken.
  • Je bent discreet. In kantoor zal je 's ochtends dictaten moeten uittikken waar je rode oortjes van krijgt, 's middags de CEO van een Bel20-bedrijf een koffie brengen en in de namiddag een dossier moeten klasseren waarin discrete informatie staat. Je geheimen blijven op het werk. Overdag handhaaf je de orde op kantoor op een spectaculaire wijze.
  • Je hebt een zeer goede kennis van Nederlands alsook van Engels. Kennis van Frans is een meerwaarde daar we ook Franstalige cliënten hebben.
  • Je kan goed overweg met het Office pakket. Ervaring met D-lex? Dan heb je nog een pluspunt gescoord.
  • Je bent een doener en een bezige bij. Je ziet werk en je wil graag dat het vooruitgaat.
  • Je kan relativeren. In sommige dossiers kunnen de emoties hoog oplopen en de spanning is te snijden als we de overname van een bedrijf begeleiden. Op zo'n momenten weet jij diplomatisch te zijn en laat je je niet meeslepen.
  • Voor de vacature van Office Assistant regio Gent bieden we je het volgende interessant pakket:

  • Een makkelijk bereikbaar kantoor in de mooiste stad van Vlaanderen.
  • Een motiverende werkomgeving in een dynamisch en innoverend team. Hier gebeurt elke dag iets en dat maakt het spannend.
  • We bieden je de kans om samen met ons mensen (en bedrijven) vooruit te helpen. En mensen helpen, dat geeft enorm veel voldoening.
  • De teambuidlings zijn legendarisch. Work hard, play hard. Het is geen verplichting om karaoke te zingen, maar het aanhoren van een senior partner die karaoke zingt, … daar zal moeilijk aan te ontsnappen zijn.
  • We bieden ook een warme werkomgeving. We eten elke middag samen in onze huiselijke keuken. In de zomer op het terras van ons gezellige stadstuintje. Er is gezonde soep (in de winter) en fruit voor iedereen. En regelmatig brengt iemand zelfgebakken cake of koekjes mee.
    • Naast loon volgens ervaring bieden we maaltijdcheques van 7 euro en bij vast contract (na de uitzendperiode van Accent van 125 gewerkte dagen) een hospitalisatieverzekering.
    • Parking is niet voorzien in het pakket maar op een paar 100 meter van het kantoor kan je parkeren voor slechts 3 euro per dag.
    • De werkuren zijn van 8u tot 17u OF van 9u tot 18u OF va 8u30 tot 17u30 - dit mag je zelf kiezen. Op vrijdag stop je dan 2 uren vroeger. Het is wel de bedoeling dat er steeds permanentie is tussen 8u en 18u.

    ! Let wel, verlof nemen in juni en september is niet mogelijk omwille van de drukte voor en na het gerechterlijk verlof.
  • Wij bieden jou

    Voor de vacature van Office Assistant regio Gent bieden we je het volgende interessant pakket:

  • Een makkelijk bereikbaar kantoor in de mooiste stad van Vlaanderen.
  • Een motiverende werkomgeving in een dynamisch en innoverend team. Hier gebeurt elke dag iets en dat maakt het spannend.
  • We bieden je de kans om samen met ons mensen (en bedrijven) vooruit te helpen. En mensen helpen, dat geeft enorm veel voldoening.
  • De teambuidlings zijn legendarisch. Work hard, play hard. Het is geen verplichting om karaoke te zingen, maar het aanhoren van een senior partner die karaoke zingt, … daar zal moeilijk aan te ontsnappen zijn.
  • We bieden ook een warme werkomgeving. We eten elke middag samen in onze huiselijke keuken. In de zomer op het terras van ons gezellige stadstuintje. Er is gezonde soep (in de winter) en fruit voor iedereen. En regelmatig brengt iemand zelfgebakken cake of koekjes mee.
    • Naast loon volgens ervaring bieden we maaltijdcheques van 7 euro en bij vast contract (na de uitzendperiode van Accent van 125 gewerkte dagen) een hospitalisatieverzekering.
    • Parking is niet voorzien in het pakket maar op een paar 100 meter van het kantoor kan je parkeren voor slechts 3 euro per dag.
    • De werkuren zijn van 8u tot 17u OF van 9u tot 18u OF va 8u30 tot 17u30 - dit mag je zelf kiezen. Op vrijdag stop je dan 2 uren vroeger. Het is wel de bedoeling dat er steeds permanentie is tussen 8u en 18u.

    ! Let wel, verlof nemen in juni en september is niet mogelijk omwille van de drukte voor en na het gerechterlijk verlof.
  • Erkenningsnummer: VG13/BUO
    Diversiteit en inclusie zijn belangrijk voor Accent. Wie, wat of hoe je ook bent of waar je voor staat, het zijn jouw talenten die het verschil maken.
    Jobs per sector
    Populaire locaties
    Laden...
    Copyright © 2021 Accent Jobs for People NVOver AccentPrivacybeleidDisclaimer
    Beversesteenweg 576, 8800 RoeselareTEL: 051460500info@accentjobs.beBTW BE 0455.069.956