Offre d'emploiassistant administratif | Villers-Le-Bouillet

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Description de l'emploi

D’un point de vue administratif

• Gérer les courriers et Toolbox entrant, sortant et/ou internes du service et les classer
• Assister son supérieur hiérarchique dans ses tâches administratives
• Veiller à l’encodage des prestations du personnel ouvrier repris dans le service afin que les fiches de paies soient réalisées par le service RH (2 fois/mois)
• Réaliser le suivi et les adaptations éventuelles de l’encodage (mise à jour des fiches de paie) selon les retours d’informations
• Assurer le suivi des demandes auprès du service Resources Humaines : informations personnelles, situation et composition familiale, mutuelle, congés, maladie, petit chômage, accidents, décès, naissances, …
• S’assurer du renouvellement des FiDAA et entretenir leur suivi
• S’assurer du renouvellement des formulaires A1 et entretenir leur suivi
• Réserver et encoder les formations techniques nécessaires au personnel pour réaliser ses activités, sur base des demandes du responsable
• Veiller à la non obsolescence de ces formations et organiser les rendez-vous pour les recyclages
• Veiller à la bonne gestion du suivi des habilitations de sécurité (attestation AFCN en attendant l’habilitation & habilitations via l’ANS) du personnel
• Veiller à la bonne gestion des habilitations métiers (Volets 7) des agents du service
• Tenir à jour les listes de suivi médical (fiches individuelles d’exposition) pour le personnel
• Suivre, gérer, planifier et organiser les visites médicales du personnel
• Assurer la gestion des dosimètres et l’envoi de ceux-ci vers les laboratoire de dosimétrie agrées pour le personnel
• Etablir les notes de frais au retour des intervenants du personnel ouvrier du service

D’un point de vue opérationnel

• Demander les avances auprès de la comptabilité pour le personnel ouvrier du service qui en fait la demande.
• Créer et envoyer les documents liés aux accès sur sites nucléaires (PEI, Fidaa, FIP / PAD, dossier d’intervention) et tout autre document demandé dans le cadre d’une activité spécifique.
• Etablir les déclarations préalable de détachement pour les prestations de service internationales
• Constituer les classeurs d’interventions en y incluant l’ensemble des documents administratifs et la documentation liée à l’activité en question.
• Gérer les demandes d’accès du personnel concerné sur les sites en temps et en heure, selon les procédures en vigueur et en accord avec les responsables concernés
• Vérifier le bon enregistrement des intervenants auprès des accès des sites concernés et assurer le suivi
• Vérifier le bon enregistrement des intervenants auprès de la cellule prévention des risques (PdP) et en assurer le suivi
• Participer à la mise à jour du suivi qualité des prestations intégrées


Relations Internes & Externes
• Apporter son aide dans les meilleurs délais en communiquant les renseignements nécessaires à la bonne organisation des activités et à leur suivi.

Qualité/Sécurité/Environnement
• Suivre les procédures applicables au sein du service dans le respect des règles de l’assurance de la qualité.
• Respecter les règles en matière de sécurité, de qualité et d’environnement pour éviter les incidents et accidents.
• Promouvoir les valeurs de l’entreprise et contribuer à sa pérennité en agissant dans le respect de la Charte Ethique du Groupe.

Aspect Financiers
• Veiller à l’adéquation des notes de frais établies et des feuilles de prestations dans les respects des procédures relatives aux indemnités de logements, de déplacements et de technicités.

Reporting
• Vous contribuez à la bonne gestion du service Integrated Services afin de maintenir les objectifs fixés.

Votre profil

• Diplôme A2 ou similaire par expérience
• Bonne connaissance de la langue maternelle
• Bonne connaissance MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Disposé(e) à apprendre certains outils informatiques
• Une expérience minimum est demandée dans le domaine de la gestion administrative
• Travailler en rigueur, méticuleusement avec esprit critique
• Méthode de travail organisée et structurée,
• Bonnes compétences administratives
• Bonnes compétences de communication et assertivité
• Team player, mais autonome
• Savoir faire preuve de discrétion.
• Sens d’initiatives et amélioration de processus

Nous vous offrons

• un salaire compétitif, conforme à votre formation et expérience
• des avantages extra-légaux comme des chèques-repas, un abonnement social, des assurances groupe & hospitalisation
• de belles opportunités de formation et de développement

Informations sur l'entreprise

Accent Jobs allie la flexibilité d’une agence d’intérim et la qualité d’une agence de sélection.
Seuls des emplois pouvant déboucher sur un contrat fixe sont proposés. Pour ce faire, nous pouvons nous appuyer sur 700 collaborateurs passionnés qui aident chaque jour plus de 12 000 personnes à trouver un emploi.
Comptant 230 agences, Accent Jobs constitue le plus grand réseau de la Belgique.

Accent Jobs is een uitzend selectiebedrijf dat de flexibiliteit van een uitzendbureau combineert met de kwaliteit van een selectiebedrijf.
Er worden enkel jobs aangeboden die uitzicht bieden op een vast contract.
Dit wordt mogelijk gemaakt door de 700 gepassioneerde medewerkers die elke dag meer dan 12.000 mensen aan een job helpen.
Met 230 kantoren heeft Accent Jobs het grootste kantorennetwerk van België.

Numéro d'agrément: W.INT.040
La diversité et l’inclusion sont des choses importantes pour Accent. Peu important qui, quoi ou comment tu es ou ce que tu représentes, ce sont tes talents qui font la différence.
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AHMED BELLAFQIH

Account Manager

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