Choisissez bien votre message d’absence du bureau
Vous partez bientôt en vacances ? N’oubliez pas de configurer votre message d’absence du bureau. Pour le destinataire, il s’agit souvent d’un message annonciateur d’une ‘mauvaise nouvelle’, puisque vous ne pouvez pas l’aider tout de suite. Pour ne pas trop le contrarier, transmettez votre message de manière professionnelle. Voici ce qu’il faut faire (et ne pas faire) !
Les trois parties du message d’absence
Votre message devra comporter les éléments suivants :
- une formule de politesse. Vous commencez toujours vos lettres ou e-mails par un ‘Bonjour’ de politesse. Pourquoi ne pas faire de même dans votre message d’absence ? Loin de vous l’intention de paraître impoli....
- vos dates d’absence. Précisez clairement vos dates de départ et de retour. Indiquez également la date à laquelle vous serez à nouveau disponible.
- les coordonnées de vos collègues. Ne laissez pas votre lecteur sans alternative. Mentionnez le nom du collègue à contacter, ainsi que son numéro de téléphone et/ou adresse e-mail.
Si votre absence est de longue durée, il est préférable de préciser le motif, par exemple un congé de maladie ou de maternité. Inutile évidemment d’entrer dans les détails !
Les erreurs à éviter
Un message d’absence n’est pas nécessairement impersonnel et ennuyeux. Si vous n’utilisez jamais la formule ‘Cher Monsieur xxx’ ou ‘Chère Madame xxx’ pour vous adresser à vos contacts, nul besoin de le faire dans votre message d’absence. Vous pouvez très bien adopter un style fluide, mais n’exagérez pas tout de même. Certains petits comiques vont trop loin. Les messages humoristiques peuvent être mal pris. Voici quelques exemples de messages à éviter :
- « Je me prélasse sur une plage de sable fin, pendant que vous travaillez. Vous n’avez qu’à déranger mes collègues ! »
- « Mon patron m’a enfin accordé un congé. Je suis donc en train de décompresser. À la prochaine. »
- «Je ne suis pas là. Votre e-mail a été ajouté à une liste d’attente et se trouve actuellement à la 352e position. Temps de réponse estimé : 5 semaines ».
Le message d’absence poétique
Envie d’un message plus original ? Optez pour un style poétique ! De célèbres poètes néerlandais ont pris leur plume pour créer quelques pépites. C’est le cas, par exemple, de Joke van Leeuwen :
Ma chaise est vide, la porte est close
et je suis parti(e) quelque temps
en cas d’urgence,
vous pouvez contacter mon collègue à cette adresse :
[e-mail collègue]
Un dernier petit conseil : avant de partir en vacances, ajoutez vos dates d’absence dans votre signature d’e-mail. Vos personnes de contact savent ainsi exactement quand vous êtes absent du bureau.
Il y a fort à parier qu’elles apprécieront !
